Briefe von der Versicherung, Werbung, eine Rechnung, Zeitschriften oder was hast du noch so in deinem Briefkasten? Überlege und analysiere die Wege des Papiers in deinem Haushalt. Schon beim Reinkommen hast du am besten einen Papierkorb für Werbung oder Werbebriefe in Reichweite. Dort wandert alles rein, was du nicht benötigst. Alle anderen Briefe öffnest du ebenso gleich an der Tür, entsorgst die Umschläge und jetzt entscheidest du sofort, ob du diese nur abgelegen musst oder ob sich eine Aufgabe daraus ergibt. Wie du schon merkst, sind für die Post diese zwei Kategorien "Ablage" und "erledigen" von Belang. Zeitschriften kommen dorthin, wo sie gelesen werden, also entweder ins Badezimmer 😉 oder in die Lese-Ecke. Für die anderen beiden Kategorien musst du nun einen geeigneten Platz in deinem Haushalt finden. Ordnung private unterlagen online. Vielleicht in der Küche oder aber gleich im Arbeitszimmer beziehungsweise Büroecke – diese Entscheidung liegt ganz bei dir. Weil du einen regelmäßigen Termin im Kalender hast, wirst du ab sofort nie wieder eine Rechnung vergessen.
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Stand:
06. 09. 2021
von
Die Stromrechnung, der Brief von der Versicherung, das Angebot vom Handwerker: Lochen und abheften – das ist altgewohnte Routine. Aber es geht auch anders: Die Digitalisierung macht eine moderne Aktenablage möglich. Berlin. Ausbildungszeugnisse, Versicherungsverträge, Rentenunterlagen – immer wieder einmal muss man solche Dokumente hervorkramen. Ordnung private unterlagen stock. Doch nach oft vielen Jahren weiß man dann doch nicht mehr so genau, wo man das gesuchte Papier eigentlich abgelegt hat … Kein Wunder: Jeder fünfte Bundesbürger hat mindestens zehn Aktenordner im Regal stehen, wie eine repräsentative Umfrage des Digitalverbands Bitkom zeigt. Im Schnitt haben Privatleute demnach rund 7, 7 Aktenordner mit Rechnungen, Banksachen oder Behördenpost zu Hause. Wirklich nötig ist das nicht mehr. "Mit modernen Scannern und innovativen Apps können alle schon heute problemlos Dokumente archivieren, organisieren und damit auch digital weiterverwenden", sagt Nils Britze, Bitkom-Bereichsleiter für digitale Geschäftsprozesse.
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Frage2: Könnte ich das Schriftstück brauchen? Auch wenn die Antwort Ja lautet, werfen Sie dieses Schriftstück bedenkenlos weg – sammeln für die "Zukunft" führt nur zu erneutem Papierchaos. Schritt 4: Ein Themenordner entsteht
Als Beispiel für einen Themenordner habe ich mir den Stapel mit den Berufsunterlagen ausgesucht. Papiere sortieren & Aufbewahrungsfristen für Unterlagen. Gerade bei den Berufsunterlagen wird – warum auch immer – sehr viel Unwichtiges aufbewahrt. In den Berufsunterlagen meiner Kunden finde ich oftmals Berge von uralten Gehaltsabrechnungen, Rentenunterlagen, Mehrfachkopien von Arbeitsverträgen…
Auf Ihrem Zettel (siehe Schritt 2) bzw. im Stapel mit Ihren Berufsunterlagen befinden sich vermutlich folgende Schriftstücke:
Meldung zur Sozialversicherung
Dieses Schriftstück erhalten Sie einmal pro Jahr von Ihrem Arbeitgeber – meist Januar oder Februar. Arbeitsvertrag
Dieser ist wichtig und ja, er darf gelocht werden. Dritter Tipp:
Unterlagen, die Sie für Ihre eigene Verwendung aufbewahren, müssen nicht zur "Schonung" in Prospekthüllen gestopft werden.
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Sortiere sofort Papiere aus, die nicht mehr benötigt werden. Nutze je nach Menge deiner Dokumente Ablagekörbe, Einsteckhüllen oder Schuhkartons zum Vorsortieren. Zur Not tut es auch der Fußboden oder Esstisch. Beginne nicht später, sondern … jetzt! Aufbewahrung für Dokumente Nun entscheidest du, welches Ablagesystem für dich in Frage kommt. Bewährt haben sich in vielen Haushalten die einfachen Ordner mit Zehnerregister, alternativ aber auch Boxen mit Hängeregister. Ordnung private unterlagen impfung corona. Jedes System hat Vorteile und Nachteile, aber Hauptsache ist: du hast ein System. Nun nimm einen Stapel (eine Kategorie) zur Hand und untergliedere die Papiere weiter, in maximal 10 Unterkategorien. Im Ordner hefte das Wichtigste und am meisten Benutzte nach vorn – innerhalb der einzelnen Unterkategorie immer das neueste Dokument nach oben, damit du nicht so viel umblättern musst. Auch im Hängeregister wird das so gehandhabt. Zum Beispiel legst du die Versicherungspolice nach ganz hinten und davor die Änderungen und jährlichen Abrechnungen.
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Sie sind so etwas wie ein "Gebrauchsgegenstand" und werden zum besseren Gebrauch gelocht. Anders verhält es sich mit solchen Dokumenten – z. B. ein Diplom oder ein Arbeitszeugnis – die Sie u. a. auch dafür aufbewahren, um Sie für eine Bewerbung vorzulegen. Bei solchen Dokumenten ist der Locher auch bei mir Tabu. Gehaltsabrechnungen
Lege ich immer in das erste Fach, weil sie monatlich eintrudeln. Vierter Tipp:
Es reicht, wenn Sie maximal zwei aktuelle Jahre aufbewahren und wenn das 3. Jahr beginnt, kann das unterste der vergangenen Jahre entsorgt werden. Fünfter Tipp:
Das neueste Dokument liegt immer oben. Vereinbarungen mit dem Arbeitgeber
Dazu zählen z. auch Bonizahlungen
Schriftverkehr mit dem Arbeitgeber
Hier können Sie z. die Übersicht der Urlaubstage, Überstunden oder andere aufbewahrungswürdige Schriftstücke aus dem Büro Ihres Arbeitgebers ablegen. Ehemalige Arbeitsverträge
Arbeitsverträge mit ehemaligen Arbeitgebern werden nicht mehr gebraucht. Private Unterlagen ordnen (Haushalt, Ordnung). Doch ist es ratsam, für die Dokumentation Ihres Berufsweges diese Verträge aufzubewahren.
Reserviere ein festes Zeitfenster Natürlich schaffst du das nicht alles an einem Tag, wenn die Stapel sehr hoch sind. Reserviere dir also ein festes Zeitfenster, zum Beispiel eine halbe Stunde am Tag oder 1-2 Stunden wöchentlich, um die Hauptarbeit zu bewältigen. Reservier dir einen festen Tag in der Woche, an dem du dann deine Bürosachen erledigst. Du verfeinerst dein Ablagesystem weiter oder bezahlst Rechnungen und legst diese sofort ab. Steuerrelevante Belege kommen gleich in den Steuerordner für die nächste Steuererklärung. Plane einen festen Termin für diese Tätigkeiten in deinen Kalender ein. Ich persönlich empfehle dir den Mittwoch: Die Woche geht schon seinen Gang und du hast noch genügend Reserven. Freitags bewährt sich leider gar nicht, da willst du einfach nur ins Wochenende. Privatunterlagen – Ihre ganz persönliche Ablagestrukur - Büroorganisation & Aufräumservice. Leg los: Reserviere dir jetzt DEINEN Büro-Serien-Termin im Kalender. Posteingang – so bleibt die Ordnung in deinen Papieren So, nun ist deine private Ablage so schön sortiert. Wie geht es jetzt weiter? Täglich flattert dir neues Papier ins Haus.
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