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Nach dem Gespräch können auf Grundlage der Notizen ausführliche, EDV-gestützte Ausarbeitungen erfolgen. Gesprächsnotizen dienen des Öfteren als Beweis bei Streitsachen; Sie sollten Sie daher immer gut aufbewahren.
Für die eigene Werbung und Öffentlichkeitsarbeit wird den Ausstellern häufig eine Reihe von kostenlosen oder zum Selbstkostenpreis erhältlichen Hilfsmittel zur Verfügung gestellt wie beispielsweise Eintrittskarten-Gutscheine, Messekalender oder Druckvorlagen. Die über die Messegesellschaft bezogenen Werbemittel sind die einfachste Form der Einladungswerbung mit der Einschränkung, dass lediglich die Beteiligung des betreffenden Unternehmens bekanntgegeben wird. Informationen über das eigene Unternehmen und das eigene Ausstellungsprogramm können so nicht vermittelt werden. Für Ihre eigene Besucherwerbung empfehlen wir die folgenden Maßnahmen:
Mehrstufige Einladungsaktionen
Verlassen Sie sich nicht darauf, dass Ihre Kunden nach Ihrer Einladung auch tatsächlich zur Messe kommen. Formblatt gesprächsnotiz messe frankfurt. Mehrstufige Einladungsaktionen sind deutlich wirksamer. "Save the Date"-Mails für den ersten Schritt
im zweiten dann die schriftliche Einladung in Briefform
zuletzt der persönliche Erinnerungsanruf kurz vor Messebeginn.
Um eine effektive Nacharbeit und konkrete Aussagen zum Messeerfolg machen zu können, ist die Erfassung der Besucherkontakte unabdingbar. Vorbereitete Formulare reduzieren den Aufwand hierfür und ermöglichen ein schnelles Ausfüllen durch den Bearbeiter. Nur genaues Ausfüllen (Lesbarkeit und Verständlichkeit) der Berichtsbogen garantiert die prompte Erledigung von Anfragen. Erfahrungen beweisen, dass nach einer gewissen Anlaufzeit die Mitarbeiter diese Bögen als wertvolles Arbeitsinstrument anerkennen. Vorher muss festgelegt werden, welche Gespräche als aufzeichnungswürdig eingestuft werden. Generell gilt, der Berichtsbogen ist erst bei ernsthaftem Interesse des Besuchers am Produkt auszufüllen. Besuchsberichte für den Außendienst und Messen | snapADDY. Kurze Detailauskünfte, die nicht mit der Angabe der Anschrift enden, werden eventuell mit Strichlisten nach Produkten oder Themengruppen erfasst. Auch diese Kurzberatungen können interessante Aufschlüsse über die Akzeptanz der Exponate geben. Alternativ kann die elektronische Besucherregistrierung als Möglichkeit geprüft werden.