Und sie geben Ihnen wichtige Hinweise für künftige Events. Fazit:
Vermeiden Sie, ein bewährte oder geplante Live-Veranstaltung 1:1 in ein digitales Format zu transformieren. Stellen Sie unbedingt die Situation und Bedürfnisse der gewünschten Teilnehmer in den Vordergrund. Und orientieren Sie Ihr Veranstaltungskonzept daran, wie Sie die Erwartungen bestmöglich erfüllen können. Konzept erstellen veranstaltung knastkritik und briefe. Lassen Sie sich nicht enttäuschen von Faktoren, die digital nur schwer abbildbar sind. Sie organisieren ein virtuelles Event und kein physisches. Nutzen Sie daher die Vorteile virtueller Veranstaltungen voll aus.
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Eventplanung:
Grundsatzentscheide vor dem Event
Eventziel(e) definieren
Zielpublikum (Gäste) ermitteln
"Roter Faden" für Veranstaltung finden und diesen anschliessend konsequent umsetzen
Ein spezielles Event-Moto wirkt sich auf die ganze Planung aus (Deko, Dresscode, Speisekarte, Getränke, Mobiliar, Unterhaltung etc. )
Datum festlegen (Hier unbedingt vorgängig prüfen, ob an diesem Datum bereits andere relevante Events stattfinden. Ebenfalls vermeiden, dass der Event in die Schulferien oder auf einen Feiertag fällt. Erstelle einen Event-Businessplan (+ Checkliste) - Billetto Blog. ) Allenfalls Ersatzdatum definieren
Eckdaten des Events festlegen (Dauer, Teilnehmerzahl, Budget etc. )
Raum- und Infrastrukturbedarf ermitteln
Ort der Veranstaltung festlegen
Unbedingt sicherstellen, dass eine einfache Erreichbarkeit für alle eingeladenen Gäste möglich ist (Anfahrtsdauer, öffentlicher Verkehr, Parkplätze etc). Passende Eventlocation ermitteln
Unbedingt frühzeitig reservieren und falls noch nicht bekannt, persönlich vor Ort rekognoszieren.
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Erfolgreiche Planung und Durchführung von Events
Letzte Aktualisierung: Juni 2021
Jeder der schon einmal selber Events organisiert hat, kennt die Situation. Die Planung von Events ist spannend und vielseitig. Schliesslich ist kein Event wie der andere und gerade dies macht die Live-Kommunikation so interessant. Die Organisation von Events kann aber schnell zum persönlichem Test für die eigenen Nerven und zu einer grossen Belastung werden. Die Gründe dafür können vielschichtig sein; Fehlplanung, falsches Timing, Terminkollision, Absage von Eventlocations/Eventdienstleistern, zu wenig Anmeldungen, schlechtes Wetter, krankheitsbedingte Abwesenheiten, technische Probleme, zu wenig Personal. Dies um nur einige Beispiele zu nennen. Kalkulierbare & unvorhersehbare Faktoren
Dabei gibt es viele kalkulierbare Risiken, welche mit einer professionellen Planung umgangen werden können. Konzept erstellen veranstaltung die. Mehr zu diesen Faktoren im nächsten Kapitel. Bleiben jene Faktoren, auf welche man keinen direkten Einfluss hat, wie z. b das Wetter, unplanmässige Absagen, krankheitsbedingte Ausfälle etc.
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Die Festlegung von Auslösekriterien unterstützt die zeitschnelle Entscheidungsfindung durch das Festlegen von Eskalationsstufen und Reaktionszeiten. So muss z. B. geklärt sein, bis zu welchem Grad eine Situation gemeistert werden kann, welche Personendichten wo und wie lange akzeptabel sind oder welche Wetterbedingungen dazu führen, bestimmte Maßnahmen (vom Einklappen des Sonnenschirms bis zur Absage der Veranstaltung) zu initiieren. Für die Durchführung einer Räumung existiert eine Vielzahl von Variablen: Nicht immer muss die gesamte Versammlungsstätte geräumt werden, noch stehen immer alle Fluchtrichtungen uneingeschränkt zur Verfügung. Aus diesem Grund sollte jedes Räumungskonzept die folgenden Grundräumungsszenarien beinhalten. Die gesamte Versammlungsstätte muss geräumt werden. Alle Fluchtwege stehen zur Verfügung und eine gleichmäßige Verteilung der Besucher auf die vorhandenen Fluchtwege ist möglich. Hygienekonzept Für Veranstaltungen - Hygienekonzept.events. Ein Teil der Versammlungsstätte muss geräumt werden. Alle Fluchtwege innerhalb des betroffenen Bereiches stehen zur Verfügung und eine gleichmäßige Verteilung der Besucher auf die vorhandenen Fluchtwege ist möglich.
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Falls Du auf der Suche nach entsprechenden Locations, Dienstleister und Eventideen für einen kommen Anlass bist, empfehlen wir Dir unseren aktuellen Veranstaltungsplaner. Speziell zum Thema Hochzeiten haben wir einen eigenen Hochzeitsplaner für Dich bereitgestellt. Konzept erstellen veranstaltung einstellen. Tipps und Tricks für die Hochzeitsplanung gibt es hier. Wir wünschen Euch viel Erfolg bei der Planung für die anstehenden Events! Von James, Dein EventButler
Ich unterstütze Dich bei der Organisation Deiner Veranstaltung. Suchst Du eine spezielle Location, brauchst Du innovative Event-Dienstleister oder benötigst Hilfe bei der Suche nach einem speziellen Rahmenprogramm oder Incentive für Deinen Anlass? Ich helfe Dir dabei und bin Tag- und Nacht als Eventscout unterwegs, um Dir auf EventButler die besten und aktuellsten Angebote zu präsentieren!
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So erstellen Sie ein Event-Konzept für eine virtuelle Veranstaltung
Diese Unterschiede müssen Sie im Vergleich zu Präsenzevents beachten. Eine virtuelle Veranstaltung zu realisieren, ist keine technische Herausforderung, sondern eine konzeptionelle. Natürlich muss man sich mit der Wahl des richtigen Tools beschäftigen. Aber die wichtigere Frage ist, wie die Veranstaltung konzipiert sein muss, damit sie zum gewünschten Erfolg führt. Ein Konzept für eine virtuelle Veranstaltung zu erstellen, stellt die meisten Eventplaner vor eine Herausforderung. Warum ist dies so? Warum ist es so schwer, ein Konzept für virtuelle Veranstaltungen zu erstellen? Das perfekte Event-Konzept. Was gehört rein? | Events organisieren. Weil wir erstens schlichtweg wenig Erfahrung damit haben. Und weil sich virtuelle Veranstaltungen in einigen Bereichen von Präsenzveranstaltungen deutlich unterscheiden. Doch was sind diese Unterschiede? Und wie wird man ihnen bei der Event-Konzeption gerecht? 7 Tipps für Event-Konzepte virtueller Veranstaltungen:
Tipp 1: Auf den Content kommt es an.
Die Öffentlichkeitsarbeit: Identifiziere jene Medien, an die Du dich wendest und wie Du sie davon überzeugst, deinen Event zu präsentieren. Das Budget: Schätze, wie viel es kosten wird, um das gesamte Event zu bewerben. Tipp: Lade diese Event-Marketing-Vorlage herunter, um einen Überblick über deinen Plan zu erhalten. 6. Der Finanzplan
Es braucht Geld, um Geld zu verdienen, doch jeder, der sein Geld in deinen Event investiert, wird auch wissen wollen, ob Du es schaffen kannst. Erstelle hierfür einen Finanzplan, um das Eventbudget verwalten zu können. Beschreibe alle möglichen Einnahmequellen des Events:
Tickets
Merchandising
Verkauf von Ausstellungsflächen
Finanzierung
Zuschüsse
Spenden
Sponsoring
Liste dann sämtliche prognostizierten Ausgaben auf:
Die Miete des Veranstaltungsortes
Equipment-Verleih
Marketing
Die Redner und Entertainer
Catering
Fotografie
Beschilderung und Dekoration
Personal
Apps und Software
Zeige den Investoren, dass Du das Budget verwalten kannst. Tipp: Lese in unserem Leitfaden, wie ein Eventbudget zu planen ist, um die Kosten des Events abschätzen zu können.