Teilnahmegebühren brechen weg, geplante Leads werden nicht…
13. März 2020
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Nachbereitung Einer Veranstaltungen
Wirklich wichtig zum Abschluss einer Veranstaltung ist allerdings die Kostenkontrolle. Gleichen Sie Ihre kalkulierten Ausgaben und Einnahmen unbedingt mit den tatsächlichen ab und erstellen Sie eine umfassende Abschlussrechnung mit allen Positionen. Und legen Sie mit einem kleinen Abstand zur Veranstaltung einen Termin für eine offene und konstruktive Nachbesprechung mit den Hauptbeteiligten fest. Halten Sie fest, was gut gelaufen ist und was nicht funktioniert hat – am besten schriftlich! Davon wird Ihre nächste Veranstaltung am meisten profitieren! Dies war der letzte Teil unserer Reihe rund um Veranstaltungsorganisation. Um die Planung einer Veranstaltung für Sie etwas einfacher zu machen, haben wir eine umfassende und praktische Checkliste erstellt, die auch all die Punkte, die in dieser Reihe erwähnt wurden, beinhaltet. Checkliste: Abendveranstaltung Nachbereitung|locations.koeln. Checkliste Veranstaltungsorganisation (PDF)
Autorin: Antje Zelnitschek, Kulturmanagerin und heute bei einem Münchner Musiklabel für den Bereich Artist & Repertoire und Produktmanagement zuständig.
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Anmerkung:
Diese Checkliste setzt voraus, dass es sich um eine Abendveranstaltung handelt, zu der ein ausgewählter Teilnehmerkreis eingeladen wird und für den keine Teilnehmergebühren erhoben werden. Schritt 6:
Nach der Veranstaltung ist noch lange nicht Schluss: die Nachbereitung
Dankesschreiben an alle Beteiligten (Partner, Unterstützer, Redner, Gäste etc. ). Fotos / Videos auf (interner) Website. Ggf. Verbreitung über Social Media – nur wenn dieses im Zusammenhang mit den Zielen des Events sinnvoll ist. Nach-Berichterstattung (Intranet, Unternehmensnews, Fachpresse etc. ). Kontrolle der eingehenden Rechnungen und deren Bezahlung. Erstellung eines Abschlussbudgets. Versand und Auswertung der Feedbackbögen. Evaluation der Veranstaltung, um für die Zukunft besser zu lernen. Was war ein Erfolg? - Wie war das Feedback der Gäste? Nachbereitung einer veranstaltung checkliste. - Reflektion von Feedbacks und Verbesserungspotentialen. Diese Checkliste hier zum Download:
Checkliste 6b. Die Nachbereitung - Planung einer Abendveranstaltung
Alle Schritte kompakt hier als Download:
Checkliste b gesamt - Planung einer Abendveranstaltung
Stand: 2019
Verantwortliche für den Inhalt:
welcome Veranstaltungs GmbH
Frauke Landsberg
Nachbereitung Einer Veranstaltung Checkliste
Darauf müssen Sie sich verlassen können – Ihr Team am Tag X
Auch bei der Durchführung einer Veranstaltung gilt: Gut geplant ist halb gewonnen. Legen Sie vorher einen Hauptverantwortlichen dafür fest. Das sollte derjenige sein, der alle Fäden kennt, sie in der Hand hält und nicht loslässt! Je nach Größe der Veranstaltung und Menge der Programmpunkte brauchen Sie weitere Personen, die Verantwortung übernehmen. Selbst beim kleinsten Vortrag brauchen Sie jemanden, der die Technik kennt und Probleme lösen kann. Bei größeren Veranstaltungen ist ein Technischer Leiter sehr zu empfehlen. Verlassen Sie sich jedoch nicht ausschließlich auf andere. Das Bereithalten von technischen Alternativen (Ersatz-Mikrofon etc. Veranstaltungsplanung Schritt für Schritt, Teil 4 – Haus des Stiftens. ) und der Nummer des Hausmeisters kann sich mitunter als überaus nützlich erweisen. Wenn Sie viele unterschiedliche Programmpunkte zu bewältigen haben, kann ein Programmleiter den Ablauf erleichtern. Er sollte sich dann aber ausschließlich darum kümmern, dass dieser Teil der Veranstaltung reibungslos läuft.
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Ein Haftungsaufschlag ist hier eingebunden. Als Geschäftsbesorger geben wir abgestimmte Angebote 1:1 an Sie weiter und beauftragen in Ihrem Namen die Systempartner. In diesem Fall prüfen wir die Rechnungen und geben sie zur Bezahlung an unsere Kunden weiter. Sollte sich im Laufe der Planung ein höherer Aufwand ergeben, nutzen wir unser speziell entwickeltes Formular zur Nachbestellung. Direkt vor Ort und in Abstimmung mit Ihnen wird der Bedarf notiert und falls möglich beziffert. Alle Beteiligten – Kunde, Systempartner und wir – erhalten einen Durchschlag als Dokument. Nachbereitung einer Veranstaltung | locations.koeln. Welche Form der Kooperation Sie mit uns wählen – manchmal ist eine Mischform sinnvoll: Wir behalten das Budget immer genau im Blick. Und wir wickeln zügig ab. Sind die Stundenzettel der Servicekräfte alle eingesammelt? Wurden die Gebühren für Künstlersozialkasse oder GEMA ausgeworfen? Alle Posten sind in unseren Projektstrukturen aufeinander abgestimmt und gut sichtbar. Je transparenter die ökonomische Event-Nachbereitung ist, desto klarer zeichnet sich das Konzept für eine Neuauflage ab.
Außerdem geraten die Botschaften Deines virtuellen Events bei den Zuschauern relativ leicht in Vergessenheit. Setze deshalb den Übergabeprozess bereits vor dem virtuellen Event auf. Schreib alles auf
Hier geht es nicht um das beflügelte Sprichwort "wer schreibt, der bleibt" sondern um eine kontinuierliche Verbesserung Deiner (virtuellen) Events. Notiere daher alle wichtigen Erkenntnisse rund um Dein virtuelles Event in einem zentralen Dokument. Und noch wichtiger: Nutze es aktiv für die Planung deines kommenden virtuellen Vorhabens. Fazit
Eventplanung ist immens wichtig. Mindestens genauso wichtig ist eine durchdachte Nachbereitung – von der Analyse der erzielten Ergebnisse, der schnellen Übergabe der Leads an den Vertrieb bis hin zu den Danksagungen an alle Beteiligten. Du möchtest wissen, wie Du mit den Event-Plattformen von Event-Tech-Partner Leads generieren und übergeben kannst? Nachbereitung einer veranstaltung von. Dann meld Dich bei uns zu einem unverbindlichen Demotermin. Related posts
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