Im vorliegenden Beispiel liegt zwar die Instandhaltung vier Monate nach dem Entstehen des Schadens, allerdings wird erst ab Ende des Geschäftsjahres gerechnet und nicht ab Entstehen des Schadens. Das heißt hier liegt die Instandhaltung innerhalb der ersten drei Monate nach Ende des Geschäftsjahres, d. h. es muss eine Rückstellung gebildet werden. Merke Hier klicken zum Ausklappen Handels- und steuerrechtlich muss muss eine Rückstellung für unterlassene Instandhaltungen gebildet werden, wenn die Instandhaltung innerhalb der nächsten drei Monate nach dem Bilanzstichtag nachgeholt wird. Erfolgt die Instandhaltung erst danach, so darf sowohl in der Handels- als auch in der Steuerbilanz keine Rückstellung gebildet werden.
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Der Buchhalter muss diese Passivposition in der Bilanz bilden. Bei Inhalt und Höhe gibt es jedoch Interpretationsmöglichkeiten, die entsprechend dokumentiert werden müssen. § 249 HGB legt fest, dass für ungewisse Verbindlichkeiten und für drohende Verluste aus schwebenden Geschäften Rückstellungen zu bilden sind. Darüber hinaus wird ausdrücklich auf die Bildung von Rückstellungen für "im Geschäftsjahr unterlassene Aufwendungen für Instandhaltungen, die im folgenden Geschäftsjahr innerhalb von drei Monaten … nachgeholt werden", hingewiesen. Diese Pflicht zur Bildung der Rückstellung für unterlassene Instandhaltung gilt sowohl für die Handels- als auch für die Steuerbilanz. Innenverpflichtung und Außenverpflichtung Zurückgestellt wird nur der Instandhaltungsaufwand, der aus der Innenverpflichtung heraus entsteht. Hat das Unternehmen gegenüber Dritten die Verpflichtung, eine Instandhaltung vorzunehmen, dann wird diese als Rückstellung für ungewisse Verbindlichkeiten verbucht. In diesem Fall gilt die Bestimmung, dass die Instandhaltung in den ersten drei Monaten nachgeholt sein muss, nicht.
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Beispiele für solche Außenverpflichtungen sind Verpflichtungen gegenüber einem Mieter, die Mietsache in einen gebrauchsfähigen Zustand zu bringen (z. B. Reparatur einer defekten Heizung in vermieteten Büroräumen), Verpflichtungen zur Behebung eines Schadens, der durch Aktivitäten des Unternehmens einem Dritten entstanden ist (z. Lackschäden an Fahrzeugen der Nachbarschaft durch einen Filterfehler im Abluftsystem), Verpflichtung gegenüber der Kommune, einen Straßenschaden zu ersetzen, der durch die Nutzung als Zufahrtsweg für Lkw entstanden ist. Neben der Rückstellung für unterlassene Instandhaltung gibt es nur noch eine zweite Aufwandsart, die als Aufwandsrückstellung im Innenverhältnis nach § 149 Abs. 1 Nr. 1 gebildet werden muss: Aufwendungen für die Abraumbeseitigungen. Weitere Aufwandsrückstellungen sind nicht erlaubt (§ 149 Abs. 2 HGB). Abgrenzung Instandhaltungsaufwand zu Wartungs- und Erhaltungsaufwand Die Rückstellung wird gebildet nur für Instandhaltungsaufwand. Davon abzugrenzen ist der Aufwand für regelmäßige Wartungs- und Erhaltungsarbeiten.
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Allerdings bedeutet dies auch, dass der Bericht wegen der in den meisten Bundesländern noch nicht beendeten Gesetzgebungsverfahren zur Novellierung des Gemeindehaushaltsrechts an manchen Stellen keine abschließenden Empfehlungen geben kann und sich auf generelle Hinweise beschränken muss (Ziffer 2). Zu Beginn erläutert der Bericht den Begriff der Instandhaltung. Dieser ist zunächst von der technischen Seite her zu betrachten (DIN 31051) und im Rahmen des Rechnungswesens für die weiteren anstehenden buchungsmäßigen Entscheidungen vom sog. Herstellungsaufwand zu unterscheiden (Ziffer 3). Daran schließt sich eine Betrachtung der Auswirkungen der Rückstellungsbildung in der Eröffnungs- bzw. Folgebilanz(en) an (Ziffer 4): Werden Rückstellungen für unterlassene Instandhaltungen gebildet, wird insoweit ein Sanierungsstau sofort ablesbar. Allerdings werden für sich allein betrachtet die Werte der betroffenen Objekte im Anlagevermögen zu hoch dargestellt. Erst in der Betrachtung beider Bilanzposten wird die eigentliche Vermögenslage erkennbar.
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Aufwandsrückstellungen sind eine besondere Form der Rückstellungen für Verpflichtungen eines Unternehmens gegenüber sich selbst. Das HGB nennt zwei konkrete Fälle, in denen Aufwandsrückstellungen gebildet werden müssen. Diese Lektion zeigt dir, in welchen Situationen Aufwandsrückstellungen gebildet werden und wie man sie bucht. Anhand eines Beispiels kannst du diese Vorgänge nachvollziehen. Überprüfe dein Wissen zum Schluss mithilfe einiger Übungsfragen. Wofür haben Aufwandsrückstellungen Bedeutung? Aufwandsrückstellungen sind eine spezielle Form der Rückstellungen, die in die Bilanzposition "sonstige Rückstellungen" eingehen. Rückstellungen sind im Allgemeinen dadurch gekennzeichnet, dass im aktuellen Geschäftsjahr Aufwendungen verursacht wurden, die jedoch erst in einer späteren Periode zu Ausgaben führen.
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